Stel je eens voor dat je kunt zien hoe je bedrijf presteert ten opzichte van vorig jaar en het jaar ervoor. Stel je voor dat je inzicht hebt in de prestaties van je bedrijf ten opzichte van het opgestelde budget. Ja, zul je denken, dat kunnen we nu ook al. Met een rapportage in MSSQL Reporting Service, geïntegreerd in Exact Synergy, kunnen we het proces al volgen, zien welke stappen er al zijn gezet en wat de voortgang en de status is. En via de workspace in Exact Synergy kunnen we elke gewenste rapportage opvragen over offertestatus, omzet, marge en inkoopkosten.

Echter… is dat voldoende? Kun je op basis van die rapportages en inzichten antwoord geven op de volgende vragen:

• Waar moeten we ons de komende twee weken oprichten?
• Welke acties moeten we uitzetten om de gestelde doelen te halen?
• Waar gaan we de komende maand op focussen? En in de periode daarna om de doelstellingen te behalen?

Op basis van welke gegevens beantwoord je bovenstaande vragen? Kun jij in 1 oogopslag zien hoe het ervoor staat, wat de stand van zaken is?

En nog belangrijker, welke indicatoren zijn voor je bedrijf van belang? Aan de hand van welke kritieke prestatie indicatoren (KPI) heb je direct en volledig inzicht in de huidige situatie?

Wat is een KPI?

Een KPI is een indicator om de voortgang van een doelstelling meetbaar te maken. Het opstellen van een lijst met belangrijke KPI’s is natuurlijk een optie. Voorbeelden van KPI’s zijn er genoeg te vinden:

• gemiddelde orderwaarde;
• brutomarge;
• aantal websitebezoekers;
• orderdoorlooptijd;
• aantal dagen dat een openstaande post openstaat.

Het is echter veel belangrijker om als organisatie op basis van missie en visie een strategie uit te zetten en op basis daarvan KPI’s te bepalen. Alleen dan zal een KPI ertoe bijdragen dat doelstellingen gehaald worden, of dat in ieder geval de focus op de juiste onderwerpen komt te liggen.

Het opstellen van KPI’s

Er zijn natuurlijk een aantal aandachtspunten als het gaat om het opstellen van KPI’s. Denk daarbij in ieder geval aan de volgende onderwerpen:

• Zorg voor een goede uitwerking van missie, visie en strategie. Alleen als deze helder zijn, is daarvan af te leiden waar je je op moet richten om doelen te behalen
• Start met het ontwikkelen van KPI’s op directieniveau en leidt operationele KPI’s daarvan af. Zorg dat de operationele KPI’s in lijn zijn met de KPI’s die op organisatieniveau zijn gedefinieerd
• Zorg voor begrijpelijke en aanvaardbare KPI’s. In dit blog van Marcel van Assen staan meerdere eisen aan KPI’s waarvan ik deze twee extra onder de aandacht wil brengen:
  • Zorg dat iedereen begrijpt wat er met een KPI bedoeld wordt en dat de verantwoordelijkheid voor deze KPI bij de juiste persoon ligt die daar vervolgens ook invloed op heeft.
  • Door vervolgens de KPI’s op een dashboard samen te voegen, krijgt het management van een organisatie duidelijk inzicht in de status van de verschillende indicatoren. Een van de instrumenten om een overzichtelijk dashboard te krijgen met de belangrijkste KPI’s is Microsoft Power BI.

In een eerdere blog is hier al over geschreven of bekijk het webinar over Power BI en Exact terug.

Een eerste aanzet voor een KPI dashboard is het Quercis PowerBI Dashboard. Dit dashboard bevat de belangrijkste financiële KPI’s en kan goed als basis dienen voor de eerste stappen met Microsoft Power BI.