AQUON is de ideale partner voor watergerelateerd onderzoek en advies. Als innovatieve fullservice partner voor negen waterschappen en hoogheemraadschappen in Midden- en Zuid-Nederland worden ze ingeschakeld voor professioneel wateronderzoek, deskundige voorlichting en betrouwbaar advies. AQUON geeft inzicht in de waterkwaliteit en vormt daarmee de basis voor gezond en duurzaam waterbeheer.

Sinds 2004 hebben Quercis en AQUON een fijne samenwerking. Naast dat Quercis als Exact partner optreedt maakte AQUON ook gebruik van de Querics Inkomend Factuur Register Template. In 2020 ontstond er een behoefte in meer inzicht in de inkoop en contractbeheer. De keuze werd gemaakt voor een combinatie van ImageCapture van ScanSys, Shopper van Archifact en Exact Globe.

Behoefte

AQUON is een gemeenschappelijke regeling van negen waterschappen en is als zodanig een overheidsorgaan. Een goede vastlegging van gegevens als bewijslast voor rechtmatigheid is dan ook een zeer belangrijk gegeven.  Transparantie, contractbeheer en grip op de inkoop wordt  een steeds belangrijker thema. In de huidige systemen was deze informatie niet goed terug te vinden. Het was daarnaast een bewerkelijk proces, er bleef informatie hangen in e-mails, er was geen inzage in de status van de aanvraag en doorlooptijden waren te lang. Ook was voor de afdeling inkoop niet inzichtelijk of de contracten die zijn afgesproken genoeg benut werden. Er was een informatie gat tussen de operationele teams en, inkoop/contractbeheer en finance.

Oplossing

Met dit vraagstuk kwam AQUON bij Quercis terecht. Er zijn verschillende partijen uitgenodigd om mee te denken in de oplossing. Uiteindelijk is er gekozen voor de combinatie Image Capture van Scansys en Shopper van Archifact. De combinatie van deze software met Exact Globe zorgt voor meer efficiency in het inkoopproces en geeft inzage in de (interne) kosten en bestedingen. ImageCapture is gebruiksvriendelijke software waarmee het factuurverwerkende proces in de organisatie volledig gedigitaliseerd kan worden. ImageCapture integreert volledig met inkoopmanagement-applicatie Shopper en financiën in Exact Globe. Met deze combinatie heb je een volledig geïntegreerd systeem wat ook realtime met elkaar communiceert voor inkoopmanagement (Shopper), factuurverwerking (ImageCapture) en financiële oplossing (Exact Globe). Een volledige Purchase2Pay en Contract Management oplossing.

Het proces

Met behulp van Shopper leg je de aanvraag in de organisatie, zonder controle te verliezen op het inkoopproces; Indien gewenst kunnen aanvragers alleen de websites van de door de organisatie geselecteerde leveranciers gebruiken en kunnen hier een selectie maken van de gewenste artikelen. Daarnaast biedt Shopper als dat gewenst is de mogelijkheid om “vrije aanvragen” te doen. De afdeling inkoop kan de aanvraag aanvullen met bijvoorbeeld de gewenste leverancier.

Het dashboard in Shopper toont de workflow-stappen van het inkoopproces. Zo is er altijd inzage in de hoeveelheid aanvragen die in behandeling zijn, wat de status is en wat er besteld en ontvangen is. Zodra een aanvraag is goedgekeurd wordt alles gebundeld tot een bestelling. Deze wordt vanuit Shopper verzonden als PDF aan de leverancier. Via het dashboard kan de aanvrager zijn aanvraag volledig inzien en volgen.

Een ander voordeel is dat er een signalering plaatsvindt als een bestelling te laat of onvolledig geleverd is, zodat er tijdig opvolging aan kan worden gegeven. Ook kunnen leveringen die incompleet of beschadigd zijn worden gemeld, waarbij een foto ter illustratie kan worden toegevoegd.

• Budgetbewaking

Shopper biedt de mogelijkheid om budgetten te bewaken en bestellingen te onderscheppen voordat een budgetoverschrijding plaats kan vinden. Budgetten kunnen worden aangemaakt per periode, medewerker en/of organisatie onderdeel. Bij het goedkeuren van de aanvraag vindt direct uitputting plaats op de openstaande budgetruimte. Zo heeft de budgethouder bij AQUON altijd een goed overzicht van de budgetten en kan hij/zij tijdig ingrijpen waar nodig.

• Contractbeheer

Contractbeheer in Shopper biedt het voordeel van een integrale vastlegging en bewaking van contractgegevens per leverancier. Door contractafspraken vooraf vast te leggen voorkom je onduidelijkheden achteraf en houd je grip op prijs- en leverafspraken.

• Leveranciersbeoordeling

Bij iedere ontvangst kan de leverancier in Shopper worden beoordeeld op factoren die van belang zijn voor je onderhandelingspositie; zo kan, gebaseerd op deze ranking, regelmatig geëvalueerd worden met de leveranciers.

• Factuurverwerking

ImageCapture herkent automatisch de juiste crediteur in Exact Globe. Zo wordt bij een bestelling in Shopper de factuur direct gekoppeld aan de crediteur in Shopper en Exact. De software leest het ordernummer op de factuur uit en matcht deze automatisch met de bestelling in Shopper.

Na matching en verwerking maakt ImageCapture direct de financiële boeking aan in Exact Globe met de status geblokkeerd voor betaling. Hierna vindt eventueel de digitale fiattering binnen ImageCapture plaats.

De volledige audit trail van verwerking, matching, auto approval en fiattering is zichtbaar op het document dat is gearchiveerd in Exact en het ImageCapture archief.

• Fiattering

Ook de fiattering van de facturen vindt plaats in ImageCapture, waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s).

Bij inkoopfacturen gerelateerd aan een bestelling in Shopper vindt de automatische aflettering van de bestelregels naar keuze, voor of na fiattering plaats. Desgewenst kan het digitale document ook direct in Shopper worden opgevraagd vanuit de bestelling of boeking, compleet met audit trail.

Het hele inkoopproces is van A tot Z vastgelegd. De aanvrager kan eenvoudig de voortgang van de aanvraag volgen. De inkopers kunnen eenvoudig een bestelling plaatsen en tracken wat de status is. Contractmanagers kunnen van tevoren de gemaakte afspraken met leveranciers vastleggen en inzien of de contracten benut worden. Ook de financiële afdeling heeft een volledig geautomatiseerd proces voor de factuurverwerking en fiattering.