Het afsluiten van een financieel boekjaar is een drukke tijd voor accountants en financiële professionals. Het correct afsluiten van het financieel boekjaar is essentieel voor een goede start van het nieuwe jaar. Het is een tijd waarin nauwkeurigheid en efficiëntie centraal staan, maar ook een moment waarop vaak terugkerende uitdagingen opduiken. Bij Quercis begrijpen we deze uitdagingen en bieden we oplossingen die het proces soepeler en efficiënter maken.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het afsluiten van het boekjaar

1. Onvolledige of foutieve boekingen Het komt vaak voor dat transacties niet volledig of foutief zijn geboekt. Denk bijvoorbeeld aan vergeten uitgaven of verkeerd toegewezen kosten. Dit leidt tot tijdrovend speurwerk om de juiste cijfers te achterhalen.
2. Handmatige processen en controle Het controleren van grootboeken, openstaande posten, en balansspecificaties kan een tijdrovende en foutgevoelige klus zijn, vooral bij grote hoeveelheden data of wanneer er geen geautomatiseerde processen beschikbaar zijn. Veel handmatige processen verhogen de kans op fouten en verlengen de doorlooptijd.
3. Onvoldoende overzicht in de administratie en openstaande taken Wanneer data verspreid is over verschillende systemen of ongestructureerd wordt bewaard, is het lastig om een volledig beeld te krijgen van de financiële situatie. Ook is niet altijd duidelijk welke taken nog openstaan of welke gegevens moeten worden aangevuld voordat het boekjaar kan worden afgesloten.
4. Samenvoeging van meerdere administraties Bedrijven met meerdere administraties of dochterondernemingen lopen vaak tegen uitdagingen aan bij het consolideren van financiële gegevens.
5. Late aanlevering van gegevens Samenwerken met klanten die hun gegevens niet tijdig aanleveren, kan het proces vertragen.
6. Complexe btw-afrekeningen Bij btw-afdrachten kunnen fouten ontstaan, zeker bij organisaties die in meerdere landen actief zijn met verschillende btw-tarieven.

Oplossingen van Exact en Quercis

Als partner van Exact begrijpen we de uitdagingen van accountants en bieden we oplossingen die het afsluitproces efficiënter en betrouwbaarder maken:

Gebruik slimme automatiseringstools

• Met Exact Globe+ en Exact Synergy automatiseer je handmatige taken, zoals het controleren van grootboekrekeningen en het afstemmen van balansposten. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
• De Quercis Basic Template Creditmanagement helpt bij het afsluiten van het financieel boekjaar door een gestroomlijnde en efficiënte aanpak voor debiteurenbeheer en cashflowoptimalisatie te bieden. De voordelen:
  • Automatische herinneringen sturen voor snellere betalingen.
  • De cashflow verbeteren door efficiënt debiteurenbeheer.
  • Eenvoudige rapportages en analyses van betaalgedrag.
• De Quercis Basic Template Inkomend Factuur Register helpt bij het afsluiten van het financieel boekjaar door inkomende facturen efficiënt te beheren en overzicht te behouden. Dit zijn de belangrijkste voordelen:
  • Volledig overzicht te bieden van alle inkomende facturen.
  • Snellere goedkeuring en verwerking mogelijk te maken.
  • Fouten te verminderen en kosten beter te beheren.

Real-time inzicht met dashboards

Onze integraties bieden realtime dashboards waarin je direct inzicht krijgt in de financiële status. Hierdoor signaleer je vroeg knelpunten en pak je deze direct aan.

Geavanceerde rapportagemogelijkheden

Exact software biedt standaard rapportages die aansluiten op uw behoeften. U kunt gemakkelijk aangepaste overzichten maken, bijvoorbeeld voor btw-aangiften of debiteurenbeheer.

Praktische tips voor een soepel afsluitproces

• Begin vroeg: Start ruim voor de deadline met het voorbereiden van de jaarafsluiting.
• Stel een checklist op: Werk met een duidelijke checklist om niets over het hoofd te zien.
• Plan regelmatig overleg: Houd klanten en teamleden op de hoogte van deadlines en ontbrekende gegevens.
• Maak gebruik van templates: Werk met standaard templates voor veelvoorkomende rapportages om tijd te besparen.
• Controleer openstaande posten: Loop deze regelmatig na om verrassingen aan het einde van het jaar te voorkomen.
• Automatiseer waar mogelijk: Verminder handmatig werk met oplossingen zoals het Quercis Business Portal en de Basic Templates.

Hoe helpt Quercis?

Bij Quercis hebben we jarenlange ervaring in het optimaliseren van financiële processen voor accountants. Onze expertise en oplossingen helpen je niet alleen bij het afsluiten van het boekjaar, maar verbetert ook de dagelijkse werkzaamheden. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Maak van het afsluiten van het financieel boekjaar geen stressvolle klus, maar een gestroomlijnd proces met de juiste tools en ondersteuning!