BrandMR (voorheen SRK rechtsbijstand) behandelt jaarlijks duizenden dossiers voor haar verzekeraars. In dit proces wordt van verschillende applicaties gebruik gemaakt. BrandMR zocht een nieuwe innovatieve applicatie die het huidige DMS-systeem kon vervangen. Het huidige DMS-systeem bestond uit een applicatie voor het beheer van dossiers en het managen van de financiële stromen rondom deze dossiers. In eerste instantie koos BrandMR voor BaseNet, een applicatie voor dossier management. Deze applicatie kon echter niet de bijbehorende financiële acties faciliteren. BrandMR wilde een applicatie die

1. diende als een dossierbeheersysteem en
2. die per specifiek dossier de financiële stromen inzichtelijk kon maken en ondersteunen.

Uitdagingen

De complexiteit in het vervangen van het DMS-systeem bleek te zitten in het feit dat deze software zowel diende als applicatie voor dossier management als voor dossier administratie. Enerzijds een soort relatiebeheersysteem, maar anderzijds financiële administratie voor ieder specifieke dossier. Een combinatie die moeilijk bleek te realiseren in een standaard applicatie.

De oplossing voor BrandMR

In deze fase zijn de gesprekken met Quercis begonnen om te beoordelen hoe Exact software invulling kan geven aan dossier administratie. Marco Spilt, ICT Manager BrandMR: “Na een uur bleek al dat Quercis de casuïstiek goed begreep. Exact software biedt in basis alle functionaliteit om een dossier administratie te uit te voeren. In een eerste voorstel was al in hoofdlijnen geschetst hoe een gecombineerde oplossing van Exact en BaseNet zou moeten worden vormgegeven om aan te sluiten bij de wensen van BrandMR.”

De oplossing bestond uit de volgende elementen:

1. Voor dossier administratie is er een koppeling gemaakt tussen de dossiers in BaseNet en Exact software.
2. De administratieve inrichting van Exact Globe is aangepast. Project functionaliteit is in gebruik genomen om ieder dossier ook in financieel opzicht eenduidig te kunnen registreren.
3. Scan Sys software is ingezet om inkomende facturen te digitaliseren en in Exact Globe in te boeken.
4. Om de behandelaars van dossiers van een eenvoudig te gebruiken applicatie te voorzien is er gebruik gemaakt van de Quercis Business Portal.

Door de oplossing worden relevante gegevens gesynchroniseerd naar Exact Globe. Hierdoor wordt ieder dossier in BaseNet automatisch een project in Exact Globe. Door de inzet van de Quercis Business Portal hebben medewerkers overzichtelijk inzage in de financiële wijzigingen rond een dossier en kunnen zij een financieel proces aanmaken of hieraan deel nemen.