Over de jaren heen heeft menig organisatie een schat aan gegevens verzameld en gecreëerd in de database van Exact. Microsoft Power BI biedt u een gebruikersvriendelijke manier om (nieuwe) inzichten te krijgen over de prestaties van de onderneming.  Met Power BI Desktop kun je snel en gratis aan de slag om prachtige visuele rapportages en dashboards te maken. Eventueel gecombineerd met data uit andere gegevensbronnen die voor de organisatie van belang zijn.

Quercis is al lange tijd actief met het adviseren en ondersteunen van haar relaties om met behulp van Power BI analyses te doen op de dataset van Exact Globe en/of Exact Synergy. Zie hiervoor ook deze pagina. Dit levert regelmatig nieuwe en interessante inzichten op, bijvoorbeeld voor wat betreft verbetering van de bedrijfsvoering.  In dit verband wordt ons natuurlijk ook vaak de vraag gesteld hoe je nu snel zelf met deze mogelijkheden aan de gang kunt. Deze blog post gaat hier verder op in.

Wat moet je regelen?

Om te kunnen werken met Microsoft Power BI zijn er een aantal zaken die (op voorhand) geregeld moeten worden. Ik heb deze hieronder globaal en puntgewijs aangegeven. Ook heb ik aangegeven wat minimaal vereist is om met deze software te kunnen starten.

Minimaal benodigd:

• Power BI Desktop software

Download Power BI Desktop en installeer de software op je werkplek. Via de keuze geavanceerde download op deze pagina kun je kiezen voor de taal en 32/64-bits versie van de software.
Installatie dient toegestaan te zijn door de IT-afdeling. Deze software is nodig om rapporten en gegevensvisualisaties voor te bereiden, te modelleren en samen te stellen. Het is wenselijk dat je voor het gebruik van Power BI Desktop beschikt over een (redelijk) krachtige PC. De minimale vereisten zijn toch wel een PC met een Core I5 processor en 8 GB aan intern geheugen. Zie hiervoor ook de informatie die is te vinden via het volgen van de bovenstaande link.

• Toegang tot de Exact database(-s)

Dit is een essentiële voorwaarde! Om de gegevens uit de Exact database te kunnen gebruiken in je rapportage dien je minimaal leesrechten te hebben op de (Exact) SQL database(-s). Dit dien je zelf te regelen via je systeembeheerder. Deze rechten zijn in ieder geval nodig voor degene die rapportages gaat ontwikkelen, en dus datasets en visualisaties in de vorm van rapporten en dashboards gaat samenstellen.

Overige informatiebronnen

Zijn de bovenste 2 zaken geregeld dan kun je aan de slag met Power BI. Raadpleeg de bronnen van Microsoft voor meer informatie over de werking van de software. Er is veel documentatie beschikbaar die je helpt bij het onder knie krijgen van Power BI Desktop. Ook zijn er diverse relevante begeleide trainingen die je helpen bij het vinden van je weg in de (mogelijkheden van de) software.

Aanvullende (optionele) stappen:

Wanneer je ervoor kiest om rapportages en dashboards te delen met anderen uit de organisatie dan is vrijwel zeker dat je gebruik gaat maken van de Power BI Service. Dit is de betaalde variant van Power BI waarvoor een Office/Microsoft 365 account nodig is en er voor iedere actieve gebruiker een Power BI Pro licentie vereist is. De prijs voor deze gebruikerslicentie bedraagt momenteel € 8,40 per persoon per maand. Zie de website van Microsoft voor actuele prijzen.

• Power BI Pro

Een Power BI Pro licentie heeft als doel datasets, rapportages en dashboards beschikbaar te krijgen in de Power BI Service. Dit is de cloud service van Microsoft om de gegevens en rapportages via de gratis Power BI Mobile app op tablet/smartphone te gebruiken. Ook geeft deze service de mogelijkheid om datasets, rapportage en dashboards beschikbaar te stellen voor andere medewerkers binnen de organisatie.

• On-premises gegevensgateway

Installatie van Microsoft on-premises gegevensgateway (gratis software) op de (SQL) server. Deze software heeft als functie om de gegevens vanuit de (Exact) SQL database in de Power BI Service actueel te houden door verbinding te maken met de on-premises gegevensbronnen, zonder dat je gegevens hoeft te verplaatsen. Het verbindt de lokale databronnen met de Power BI Service. Aanvullend op de installatie van de Microsoft on-premises gegevensgateway zullen er via de Power BI Service één of meerdere schema’s moeten worden ingesteld voor het verversen van gegevens uit de Exact SQL database(-s).

Meer informatie of ondersteuning?

Neem eens een kijkje op onze pagina over Business Intelligence voor meer informatie en voorbeelden gebaseerd op gegevens uit Exact Globe en/of Exact Synergy.