De Nederlandse Vereniging voor Urologie (NVU) is opgericht op 14 maart 1908. De NVU streeft ernaar om voor alle zorgprofessionals, patiënten en het brede publiek inzichtelijk te maken wat er binnen de urologie speelt. En voorziet in juiste informatievoorziening. Binnen de NVU wordt veel aandacht besteed aan het bevorderen van de kwaliteit van de zorg. Dit doen zij door middel van het aanbieden van opleiding en nascholing als ook het bijhouden van het kwaliteitsplan en dit communiceren. Daarnaast zetten zij zich in voor de beroepsbelangen van de urologen die aangesloten zijn bij de NVU. De NVU telt momenteel ruim 750 leden.

Om ervoor te zorgen dat de leden en niet-leden voorzien zijn van de juiste informatie en zich kunnen inschrijven voor opleidingen, congressen en cursussen maakt de NVU gebruik van Exact Software in combinatie met de Quercis Business Portal. Projectmanager David Romanello heeft meegewerkt als consultant aan het project voor efficiëntere bedrijfsprocessen voor de NVU en vertelt je er graag meer over.

De uitdagingen

De NVU is al jarenlang een trouwe klant van Quercis. Met de voorloper van de Quercis Business Portal ondersteunden wij hen met een aanvulling op de website. Deze aanvulling diende als een besloten gedeelte op de website waar de leden extra informatie konden inzien zoals persoonlijke gegevens, en zich konden inschrijven voor cursussen en opleidingen.

Om de stabiliteit en veiligheid te kunnen waarborgen was het essentieel dat er een servermigratie werd uitgevoerd. Dit was voor de klant het moment om de bedrijfsprocessen van de NVU efficiënter, toekomstbestendiger en beheersbaarder te maken. Vanuit de NVU was er sterk de wens om alles in eigen beheer te kunnen doen en dan het liefst vanuit één centraal systeem, namelijk Exact Synergy.

De oplossingen voor efficiënte bedrijfsprocessen

• Quercis Business Portal voor de leden en voor niet-leden

• Een nieuwe publieke website die de NVU makkelijk zelf kan beheren

• Quercis WordPress connector

Quercis Business Portal

Door de Quercis Business Portal is het nu mogelijk gemaakt voor leden om hun eigen gegevens uit Exact Synergy in te zien. En zelf te bewerken, denk aan personalia, facturen en inschrijvingen voor cursussen. Met de Quercis Business Portal hebben ze nu een toekomstbestendige, gebruikersvriendelijke, veilige en makkelijk te onderhouden portaal.

Nieuwe website & WordPress connector

De NVU had de wens om de website zelf te beheren. Een groot deel van wat zij publiceren op de website komt vanuit Exact Synergy. Naast dat deze informatie in Exact Synergy staat, moet het dus ook gepubliceerd worden op de website én in het ledenportaal. Exact biedt geen standaard oplossing voor het publiceren van data uit Synergy op andere platformen zoals een website. Om dit toch te realiseren voor de NVU hebben we de Quercis WordPress connector ingezet. Zo kan de NVU informatie vanuit Exact Synergy direct tonen op de website.

• Een koppeling met Buckaroo voor veilige en makkelijke betalingen

• Een koppeling met Exact Globe voor het verwerken van betalingen van cursussen en opleidingen.

Koppeling Buckaroo

Voor de betaling van de opleidingen en cursussen is gebruik gemaakt van Buckaroo, een Payment Service Provider voor het veilig kunnen afhandelen van online betalingen. Zodra een cursist betaald, wordt dit automatisch verwerkt in Exact Globe. Vervolgens volgen verschillende processtappen elkaar op. Zo wordt er een aanmeldverzoek aangemaakt in Synergy, waarna er een facturatieverzoek wordt gestart. Vervolgens wordt de betaling en facturatie geregistreerd in Globe. En uiteindelijk ziet de NVU dit weer terug in Synergy. De cursist ontvangt een e-mail ter bevestiging. Een volledig geautomatiseerd bedrijfsproces.

Gebruiksgemak

Naast de betaling voor opleidingen en cursussen betalen de leden ook een jaarlijkse contributie. De NVU maakte voor deze betaling nog geen gebruik van automatische incasso’s. Dit proces ging dus nog handmatig. Voor de NVU en de leden werd dit als niet gebruiksvriendelijk ervaren. Daarom hebben wij dit proces geoptimaliseerd door gebruik te maken van Exact Globe in combinatie met Buckaroo. Zodra de contributie facturen klaar staan worden deze automatisch gemaild naar de leden. In deze e-mail vinden zij een Buckaroo link zodat zij direct kunnen betalen en dus niet meer handmatig alles hoeven over te schrijven. Dit verkleint ook de kans op fouten en zorgt voor snellere betalingen. Een win-win situatie dus!

Ben jij benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jouw bedrijfsprocessen? Lees dan eens een van onze andere referenties of neem direct contact met ons op. Wij kijken graag met je mee voor een passende oplossing.