Mosaic World bestaat uit een viertal divisies met circa 250 medewerkers. Het bedrijf is in 7 Europese landen actief om zo’n 12.000 mensen te huisvesten in een woon- of werkruimte die bij hen past. Het bedrijf is dagelijks bezig met leegstandsbeheer, vastgoedbeheer, vastgoedontwikkeling én beveiliging. Door goede onderlinge samenwerking èn de samenwerking met bewoners, gemeenten en andere instituties dragen ze actief bij aan goede woonoplossingen. Om de processen rondom het beheren en verhuren goed te kunnen stroomlijnen maken ze gebruik van Exact Globe en Exact Synergy. Door de grote hoeveelheid data maken zij naast Exact software ook gebruik van verschillende portalen zoals de Quercis Creditmanagement Portal, Quercis HR Portal en Quercis IFR Portal.

Naast de generieke portalen van Quercis maakt Mosaic World ook gebruik van portalen op basis van de Quercis Business Portal. Een mooi voorbeeld hiervan is het Inspectie Portaal. Consultant Nicky Sewalt heeft het Inspectie Portaal gebouwd. Hij vertelt je er graag meer over.

Waarom een Inspectie Portaal?

Mosaic World beheert een grote portefeuille aan vastgoed ofwel objecten. Alles dat zij in beheer hebben moet worden vastgelegd in hun systemen. Van inspectie tot beheer moet eenvoudig en volledig terug te vinden zijn. Alle informatie wordt vastgelegd in Exact Synergy. Echter werd dit door de inspecteurs als niet toegankelijk en ingewikkeld ervaren. Mosaic World had dus de wens om dit proces beter te faciliteren voor de inspecteurs. Gezien Exact Synergy hiervoor niet toereikend was hebben ze in eerste instantie gebruik gemaakt van een branche applicatie. Helaas was ook dit niet waar ze naar op zoek waren.

Met de Quercis Business Portal hebben wij wel de juiste oplossing voor dit proces weten te realiseren. Een portaal als aanvulling op Exact Synergy met een gebruikersvriendelijke en simpele interface. Zo wordt de inspecteur volledig gefaciliteerd in het proces.

De bouw van het Inspectie Portaal

Het Inspectie Portaal is tweeledig. Aan de ene zijde wordt het inspectie portaal gebruikt om gehele gebouwen te inspecteren. Aan de andere zijde wordt het portaal gebruikt voor het inspecteren van een unit/kamer bij verhuizing. Je kunt je voorstellen dat het inspecteren van een compleet gebouw andere functionaliteiten van een oplossing vraagt dan wanneer er een inspectie moeten worden gedaan van een unit/kamer bij verhuizing.

Als beheerder is het essentieel om de gebouwen van tijd tot tijd te inspecteren op gezondheid, veiligheid en beveiliging. Als bewoner wil je in een veilige omgeving wonen en werken. Bij een gebouwinspectie wordt hier dan ook op gecontroleerd. Hier komt een rapport uit en aan de hand van het rapport weet Mosaic World meteen wat er eventueel opgelost dient te worden.

De inspectie van een unit, bij verhuizing, bestaat uit het controleren van de staat van de woning en het meubilair. Tijdens de eerste inspectieronde wordt er gekeken naar de staat van de unit. Zijn er dingen die vervangen dienen te worden? Moet er nog een lik verf op de muren? Wat is de status van het meubilair? Vlak voordat de bewoner weg gaat wordt er gecheckt of alles is opgelost. En als laatste is er de eindinspectie. Tijdens de eindinspectie kan de vertrekkende bewoner ter plekke het inspectierapport ondertekenen en wordt het rapport gemaild naar de juiste personen.

Alle functionaliteiten voor zowel gebouw inspectie als unit inspectie hebben we terug gebracht in één portaal voor de inspecteur:

• Checklists;
• Notitie mogelijkheden;
• Het maken van foto’s en filmpjes.

Er is een flinke efficiëntie slag gemaakt in dit bedrijfsproces doordat er ter plekke middels een tablet alle punten worden afgevinkt. Alle informatie komt direct in Exact Synergy en wordt nauwkeurig vastgelegd. Op deze manier weet Mosaic World altijd wat de status is van het vastgoed dat ze beheren.

Wat was een leuke uitdaging voor mij als consultant in dit portaal?

Elk portaal heeft zijn eigen uitdaging. Maar in het geval van Mosaic World was het soort tablet dat ze gebruiken bij inspecties net anders dan de standaard tablet. Daarnaast werd er om een nieuwe functionaliteit gevraagd, namelijk de mogelijkheid om ter plekke foto’s te maken. Gezien we het portaal niet altijd op locatie van de klant bouwen, had ik geen toegang tot dit specifieke formaat tablet en de camera functionaliteit. Het kon dus pas op locatie bij Mosaic World getest worden.

En hoe nu verder?

Het Inspectie Portaal is begin vorig jaar live gegaan. We zijn nu aan het werken aan fase twee. In deze fase gaan we artikelen toevoegen aan het portaal. De units die Mosaic World verhuurt zijn in sommige gevallen ook gemeubileerd. Door de toevoeging van de artikelen in het portaal is er de mogelijkheid om tijdens de inspectie meteen aan te geven of er een meubel moet worden bijbesteld. Door dit toe te voegen aan het portaal wordt ook hier een enorme efficiëntie slag behaalt én het voor de inspecteur verder vereenvoudigt. Zo laten we software voor ze werken.

Wat vond Mosaic World er zelf van?

“Quercis heeft ervoor gezorgd dat wij op een transparante en efficiënte wijze de veiligheid van onze bewoners en huurders kunnen waarborgen.” In onderstaande video vertelt inspecteur Tim Ariese van Mosaic World meer over zijn bevindingen: