De Kansspelautoriteit staat als onafhankelijk toezichthouder voor een veilig en betrouwbaar kansspelaanbod. Sinds april 2021 is de wet ‘Kansspelen op afstand’ in werking getreden. Met deze wet is het mogelijk om de online kansspelen in Nederland te reguleren. Om het proces van aanvraag tot besluit efficiënt en foutloos te laten verlopen is besloten om gebruik te maken van Synergy in combinatie met het business portaal van Quercis. In een eerder artikel schreven we al over het succes van het portaal. Consultant Maarten van den Hout heeft het portaal ontworpen en gebouwd. Hij vertelt je er graag meer over.

Hoe het allemaal begon

Onze eerste opdracht was het bouwen van een portaal dat de aanvraag voor binnenlandse exploitatievergunningen ondersteunt, met als doel om het papieren proces dat hiervoor bestaat te vervangen. Als je graag een fruitmachine in je onderneming wilt plaatsen dan heb je een exploitatievergunning nodig, toegekend door de Kansspelautoriteit. Deze toekenning wordt gebaseerd op een groot aantal variabelen, zoals de achtergrond van bestuurders en de aanwezigheid van beleid om gokverslaving te voorkomen. Veel papierwerk voor de aanvrager én voor de Kansspelautoriteit zelf. Voor Quercis was het een dankbare taak om dit proces te digitaliseren.

We waren nog bezig met de bouw van dit portaal toen de wet Kansspelen op afstand zijn intrede deed. Een wet die het mogelijk maakt om online kansspelen legaal aan te bieden in Nederland. De Quercis Business Portal is het ideale platform om ook dit vergunningsproces te digitaliseren. En om een flinke hoeveelheid aanvragen goed te kunnen verwerken, zonder papier of overbodig handmatig werk. Met de bouw van het portaal voor exploitatievergunningen hebben we ons bewezen als betrouwbare partij en de opdracht voor een oplossing voor het aanvragen van vergunningen voor online kansspelen werd dan ook aan ons gegund.

De bouw en de uitdagingen van het portaal

De structuur van de portal voor aanvraag van Nederlandse vergunningen is de basis geweest voor het nieuwe portaal. Er was al goed nagedacht over een flexibele en schaalbare database-structuur. Tijdens het ontwerpen hebben we veel gehad aan deze flexibiliteit. Het kon zomaar zijn dat er een vraag bij of af moest in het proces. De snelheid waarmee we deze wijzigingen konden opvangen, was bewijs van het succes van het ontwerp.

De procedure voor het aanvragen van een vergunning is omvangrijk en complex. Verdeeld over 9 modules, 36 pagina’s en 150 tot 185 vragen wordt een aanvrager geacht om zeer diverse informatie aan te leveren. Het was van belang dat de aanvrager:

• direct begrijpt wat er van hem of haar verwacht wordt zonder gebruik van een handleiding;
• precies weet waar hij of zij zit in het proces;
• het aanvraagproces kan pauzeren en later verder gaan.

Aan ons om te zorgen voor een gebruiksvriendelijk portaal met een duidelijk te volgen proces én tussentijdse opslag van de ingevulde gegevens. Aan de achterkant was de uitdaging om ervoor te zorgen dat het opvolgen van de aanvraag voor de Kansspelautoriteit efficiënt kon worden uitgevoerd en dat dit proces werd geïntegreerd in Exact Synergy Enterprise.

Realisatie van het portaal

Met de Quercis Business Portal hebben we dit weten te realiseren. Aanvullend op de standaard software van Exact hebben we een gebruiksvriendelijke en flexibel vorm te geven portaal gebouwd. Voor de aanvrager is het een begrijpelijk en eenvoudig proces. Nadat de aanvrager het proces heeft afgerond vindt de complete afhandeling plaats in Exact Synergy, waarbij we de Business Portal slim inzetten ter verrijking van standaard Synergy-functionaliteit. Zo kreeg je in een verzoek ineens volledig inzicht in de status van een aanvraag.

Door inzet van de Quercis Process Optimizer volgen verschillende processtappen elkaar automatisch op. De aanvrager blijft altijd op de hoogte van de status door middel van een samenspel van Synergy en de Inbox van de aanvrager in het portaal.

Prettige samenwerking

De samenwerking met de Kansspelautoriteit was fantastisch. De Kansspelautoriteit heeft een hoog ambitieniveau en is een professionele organisatie. De betrokkenheid was erg groot. Dat merkten we vanaf het eerste bezoek in Den Haag, waar we kennismaakten met het projectteam dat speciaal was samengesteld voor dit project. Toen we het project opstartten stonden we aan het begin van de Corona pandemie. Dit betekende dat de samenwerking nagenoeg volledig op afstand plaatsvond. Wij waren gewend om naar de klant toe te gaan voor afstemming en demo-sessies. Om deze op afstand te houden was wel even wennen, maar met genoeg rustmomenten en ruimte voor interactie blijkt dit prima te werken. Uiteindelijk is er opmerkelijk weinig ruis in de communicatie geweest en was iedereen blij met het eindresultaat.

Na oplevering is door de Kansspelautoriteit een Lessons learned-sessie georganiseerd met alle betrokken partijen. Dat deden wij zelf nog niet. Mooi om op die manier door een relatie geïnspireerd te worden!

Onderdeel zijn van ons team?

Ben jij net als Maarten zowel een bedrijfskundig als een technisch specialist? Vertaal jij de vraag van de klant naar de best mogelijke oplossing? Dan is een rol als Business Consultant bij ons wat voor jou! Bekijk hier onze vacatures.