Hoe houd jij controle over je uitgaven? Is dat pas wanneer je de factuur ontvangt? Bij veel organisaties worden aangegane verplichten (kosten) niet goed geregistreerd en dus zijn de bedrijfsresultaten niet up to date. Bestellingen worden vaak door meerdere personen of afdelingen gedaan. Zo worden bestellingen vaak ook niet gebundeld aangeboden bij de leverancier. Wat resulteert in een wildgroei aan leveranciers, risico op dubbele bestellingen en je kan niet profiteren van inkoopvoordeel.

Dus wil jij meer efficiency en grip op je interne kosten? Dan is een geautomatiseerd en gestructureerd inkoopproces (Purchase to Pay) voor jou de oplossing. Maar wat is zo’n proces dan? En hoe werkt het?

Wat is Purchase to Pay?

Met een purchase to pay oplossing automatiseer en standaardiseer je je inkoopproces. Het omvat de beginstap van interne bestelaanvraag tot de eindstap van de factuur betalen. Alle stappen daar tussen zoals bevestigen van een order, matching van de bestelling met de factuur, controle etc. wordt geautomatiseerd.

Vaak is er ook sprake van een digitaal archief waar je alle documenten en rapportages kan raadplegen. Door dit proces te automatiseren bespaar je dus kostbare tijd op je administratieve processen.

Hoe werkt P2P?

Er zijn veel verschillende aanbieders die deze intelligente software aanbieden. Wij hebben een samenwerking met Scan Sys voor automatisering van dit proces. Van aanvraag tot betaling, de software neemt het allemaal voor je uit handen.

ImageCapture leest de facturen automatisch in. Is er sprake van een inkoop gerelateerde factuur? Dan matcht de software dit automatisch met openstaande bestellingen. Zo zie je dus ook meteen de verschillen in prijzen, mochten die er zijn.

De financiële mutaties worden daarna direct aangemaakt in Exact Globe. Ze worden dan tijdelijk geblokkeerd voor betaling, om na goedkeuring (door budgethouders) betaalbaar te stellen. Zo beschik je altijd over actuele inzage in kosten zonder het risico van niet-verantwoorde betalingen.

Ook aan de slag met Purchase to Pay?

Kijk hieronder het webinar met onze partner Scan Sys terug. We nemen jou in de oplossing en laten we je zien hoe de inzet van software helpt bij het structureren van het inkoopproces.