Ambulancezorg Limburg levert ambulancezorgverlening in de regio Limburg. Met ruim 200 medewerkers speelt ze een belangrijke rol in de keten van spoedeisende hulp en overig patiëntenvervoer. Hiervoor staan ze elke dag (24 uur per dag, 7 dagen per week) paraat, wat resulteert in ruim 30.000 ambulance ritten per jaar.

Sinds 2006 werkt Ambulancezorg Limburg met Exact Globe voor de financiële administratie. Inkoopfacturen worden al langere tijd gedigitaliseerd met de software van Scansys. Tot medio 2020 werd voor het beoordelen van inkoopfacturen de software van Exact gebruikt. Op zoek naar kostenbesparing en verbeterde gebruiksvriendelijkheid koos Ambulancezorg Limburg voor de Quercis IFR Portal.

Een moderne oplossing tegen lagere kosten

Al langere tijd werkte Ambulancezorg Limburg met Exact Synergy voor het proces van factuurverwerking. Men constateerde dat deze software al behoorlijk verouderd was en niet voldeed aan de huidige standaard voor het proces van beoordelen van inkoopfacturen. Vivian Vestjens, Manager Finance & Control zegt hierover: “Het was bijvoorbeeld niet mogelijk om via de software een collega een vraag te stellen over een bepaalde factuur. Daarnaast werd de oplossing voor het beoordelen van inkoopfacturen niet als gebruiksvriendelijk ervaren door de medewerkers van Ambulancezorg Limburg. Ook waren de kosten voor gebruik van deze software relatief hoog.”

Ruime functionaliteit en flexibiliteit voor Ambulancezorg Limburg

Met de introductie van de Quercis IFR Portal maakte Ambulancezorg Limburg een flinke stap op meerdere gebieden. “De software voor factuurverwerking werkt naar volle tevredenheid en biedt ruim voldoende functionaliteit voor onze medewerkers,” aldus Vivian Vestjens. “Voor onze financiële administratie is het systeem bovendien op eenvoudige wijze te onderhouden. Er zijn veel keuzemogelijkheden hoe zaken op het scherm getoond kunnen worden. Dit kan bijna volledig naar eigen wens worden ingericht. Een standaard mogelijkheid van deze software!”

Uiterst tevreden collega’s

“De eindgebruiker bij Ambulancezorg Limburg is enorm te spreken over Quercis IFR Portal. Een uitgebreide instructie is niet eens nodig, het wijst zich allemaal van zelf. De software is zeer gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en vooral simpel om mee te werken,” concludeert Vivian.

De begeleiding van Quercis

Ambulancezorg Limburg kijkt terug op een prettige samenwerking met Quercis. Er waren bij de start enkele ‘hick-ups’ door miscommunicatie en vakantie van betrokkenen. Maar nadat de juiste functionarissen elkaar hadden gevonden, begon het project naar tevredenheid te lopen. Vivian Vestjens: “Quercis heeft veel kennis en kunde in huis en weten waar ze over praten. Tijdens het proces hebben de consultants ons goed kunnen adviseren om tot keuzes te komen waarom we iets wel/niet op een bepaalde wijze moesten inrichten.”

Behaalde voordelen voor Ambulancezorg Limburg

Ambulancezorg Limburg heeft meer grip gekregen op de crediteuren administratie door het proces van factuurverwerking opnieuw in te richten. De Quercis IFR Portal biedt hiervoor een gebruiksvriendelijke en flexibele oplossing tegen aanzienlijk lagere kosten dan voorheen.

Vivian Vestjens over de gerealiseerde voordelen: “Naast grip op het proces kunnen we de verantwoordelijkheden nu terugleggen waar ze horen, namelijk: bij de budgethouders. Ook hebben we meer inzicht. Het is heel gemakkelijk om de status van een factuur te bepalen omdat alles zeer overzichtelijk wordt gepresenteerd. Bovendien blijven alle gemaakte notities ook staan.”

Ook boekte Ambulancezorg Limburg behoorlijke winst in de doorlooptijd van het proces. Vivian: “We hebben de benodigde tijd tussen binnenkomst van de factuur, het moment van goedkeuring door de tekenbevoegde en het betaalbaar stellen hiervan aanzienlijk weten te verkorten.”