Voortman Keukens staat klaar voor iedereen die zijn of haar droomkeuken wil realiseren. Ze zijn actief in meerdere markten. Een moderne, ambitieuze en succesvolle keukenleverancier die met zijn tijd meegaat en op de keukentrends voorruit loopt. Dit moest ook terug te zien zijn in de bedrijfsprocessen: modern, efficiënt en onderscheidend.

Voortman implementeerde zelf Exact Synergy om de workflow van verkopers vast te leggen. Waarom Exact Synergy voor dit bedrijfsproces?

Voortman heeft specifieke bedrijfsprocessen. Ze groeperen het keukenaanbod in vier rubrieken en zijn actief in meerdere markten. Voortman heeft partnerschappen met opdrachtgevers. De opdrachtgevers zetten Voortman in bij grote woningbouwprojecten. Deze projecten hebben hele specifieke eigenschappen en elke klantvraag is uniek. Het is belangrijk dat daarom elke verkoper inzage krijgt in de klantvraag en de bijbehorende gegevens.

Voortman wilde niet meer dat een klant werd geholpen door een verkoper die niet was voorbereid. Daarnaast werkte iedere verkoper nog met een papieren administratie. Als klanten langskwamen in de showroom kostte het veel tijd voordat deze klant in het systeem was geregistreerd.

Door het vastleggen van de workflows van de verkopers kwam er inzage in het salesproces.

• Inzage in de klantvraag en de bijbehorende gegevens van de klant;
• Geen onvoorbereide verkopers meer;
• Geen papieren administratie meer.

Synergy was een perfecte database, alleen niet solo in te zetten voor de doelen die Voortman had. Voortman wilde een aansluitende oplossing die de interne efficiëntie zou verhogen en die gemakkelijk te gebruiken was voor iedere medewerker. Verkopers zouden:

• gemakkelijk inzicht moeten krijgen in hun workflow;
• met één druk op de knop alle informatie rondom een klantvraag moeten kunnen inzien;
• en de communicatie rondom een klantvraag moest goed verlopen.

Met behulp van de Quercis Business Portal is er een Sales portaal voor Voortman gemaakt. Door de inzet van het Sales portaal is Voortman in staat om zich strategisch te onderscheiden van haar concurrenten. Het resultaat? Efficiënter werken, hogere kwaliteit van de service en een winststijging.

Hoe hebben we dat aangepakt voor Voortman Keukens?

Het Sales portaal is ontwikkeld naar de specifieke bedrijfsprocessen van Voortman. Quercis is een goede partner van Voortman. Samen werken we via fases. Zo kan de manager van Voortman constant de wensen van het bedrijf laten doorvoeren in de oplossing.

De complexiteit lag in het vastleggen van de gegevens van klanten in het Sales portaal voor een opvolging vanuit verkoop. Daarom is er een koppeling gemaakt tussen Synergy en het Sales portaal. In het Sales portaal is alle relevante informatie over een bepaalde klantvraag gemakkelijk te vinden. Deze informatie is altijd up-to-date.

• Uitdaging | Iedere klant werd geregistreerd in Synergy onder een relatienummer, maar de gegevens van potentiële klanten werd niet vastgelegd. Voortman wil deze klanten wel kunnen benaderen.

Oplossing | Gegevens van potentiële klanten worden nu vastgelegd binnen een aparte groep in een ander portaal. Zo kan Voortman snel contact opnemen met de potentiële klant. Er is een koppeling gemaakt tussen dit portaal en het Sales portaal. Bovendien kunnen klantgegevens gemakkelijk worden opgeslagen onder een relatienummer als de klant daadwerkelijk langs komt in de showroom.

• Uitdaging | De communicatie tussen de verkoper en de interne medewerkers verliep stroef. Wanneer er een keuken werd besteld, was het belangrijk dat interne medewerkers details konden verifiëren met de verkoopafdeling.

Oplossing | Interne medewerkers kunnen via het Sales portaal een vraag stellen aan de verkoper. Deze vragen worden automatisch toegevoegd aan de workflow van de verkoper zodat deze snel worden beantwoord. De communicatie tussen de interne medewerkers en de afdeling verkoop verloopt nu probleemloos.

• Uitdaging | Voortman wilde een oplossing die de interne efficiëntie zou verhogen en die gemakkelijk te gebruiken was voor iedere medewerker. Verkopers zouden gemakkelijk inzicht moeten krijgen in hun workflow en met één druk op de knop alle informatie rondom een klantvraag moeten kunnen inzien.

Oplossing | De workflow van de verkopers is inzichtelijk gemaakt. De dringende taken worden vertoont, zodat de verkoper precies weet welke taken belangrijk zijn om die dag uit te voeren.