Mosaic World (voorheen Camelot Europe) is een internationaal opererend bedrijf met circa 200 medewerkers. Inmiddels is het bedrijf in 7 Europese landen voor duizenden klanten actief in leegstandsbeheer, vastgoedbeheer, vastgoedontwikkeling én beveiliging.

De onderneming heeft een groot volume aan klanten en transacties in een internationale omgeving. Hierdoor heeft Mosaic World behoefte aan een flexibele en gebruikersvriendelijk oplossing voor debiteurenbeheer. Voor diverse medewerkers in de organisatie. Het bedrijf wil software die Exact Globe als uitgangspunt heeft en ondersteuning biedt aan de eigenschappen van de bedrijfsvoering.

Debiteurbeheer in meerdere landen en talen

“Voor ons is het belangrijk om het debiteurenbeheer in meerdere talen goed te kunnen uitvoeren,”  zegt Joris Drogtrop (creditmanager bij Mosaic World). “Met behulp van de Quercis Creditmanagement Portal hebben we dit eindelijk goed kunnen integreren in onze processen. De benodigde gegevens worden automatisch geladen vanuit Exact Globe. Per entiteit hebben we nu afzonderlijke aanmaanbrieven en e-mails op kunnen stellen. Allemaal gestuurd in de taal die is gekoppeld aan de klant. Door de meertaligheid van de oplossing kunnen bovendien onze Duitse, Franse, Engelse en Ierse collega’s eenvoudig van de creditmanagement portal gebruik maken.”

Eén dossier voor ‘iedereen’ binnen Mosaic World

Joris Drogtrop: “Het portaal is ontzettend user-friendly. Alles is op een logische plek te vinden en is eenvoudig te gebruiken. Zowel interne als externe communicatie is direct vanuit de portaal te regelen en wordt gelijk in het bijbehorende dossier vastgelegd. Hierdoor is, naast een goede borging van de acties, dus ook een uitgebreid log van alle communicatie beschikbaar.”

Eenvoud in gebruik en beheer

Binnen Mosaic World is er, voor medewerkers buiten de afdeling Finance, grote behoefte om de openstaande posten van klanten in te kunnen zien. Zonder dat deze personen toegang krijgen tot de financiële administratie in Exact. “Er zijn verschillende soorten rechten in de software waardoor dit nu ook makkelijk en snel is te realiseren,” aldus Joris.

“Het beheer, en de inrichting van het portaal is ook erg praktisch,” zo vervolgt Joris. “Vrijwel alle teksten en opmaak van brieven en e-mails zijn aan te passen. Hierdoor kun je het portaal geheel naar eigen wens invullen. Zodra het eenmalig inrichten van het portaal is voltooid heb je hier eigenlijk geen werk meer aan.”

De begeleiding van Quercis

Mosaic World werkte al een aantal jaar met de voorganger van de huidige creditmanagement portal. Na een presentatie van de opvolger hiervan met alle nieuwe functionaliteit is snel gestart met de implementatie. Joris: “De service van Quercis bij de implementatie is uitstekend geweest! Ze denken mee in oplossingen en pakken eventuele issues snel en voortvarend op.“

Behaalde voordelen voor Mosaic World

Mosaic World heeft veel profijt gehad van de ingebruikname van de Quercis Creditmanagement Portal. Meer structuur in uit te voeren werkzaamheden en sterk verbeterde (vastlegging van) interne en externe communicatie zorgen er voor dat iedereen beter is geïnformeerd. Het resultaat hiervan is dat er op meerdere fronten tijd wordt bespaard. Daarnaast hebben collega’s meer inzicht gekregen in het volledige proces van debiteurbeheer, zoals accountmanagers en property managers die niet zelf direct incasso werkzaamheden uitvoeren.

Naast verbetering van het proces en het gemak van gebruik zijn er ook concrete meetbare resultaten vast te stellen. Joris Drogtrop: “De Quercis Creditmanagement Portal heeft aanzienlijk bijgedragen in de daling van ons uitstaande vervallen saldo voor Nederland. In 6 maanden is deze verlaagd met 37,5%. Daarnaast hebben we een grote verbetering gerealiseerd in de gemiddelde betaaltermijn van actieve klanten.”