MF Shipping Group is een organisatie actief over heel de wereld. In tegenstelling tot concurrenten organiseren zij alles vanuit één kantoor in Delfzijl en werken zij samen met drie crewing agents in Rusland, Oekraïne en in de Filipijnen. Tegenwoordig bestaat de vloot van MF Shipping Group uit 60 schepen.

De bedrijfsprocessen van MF Shipping zijn redelijk ingewikkeld. Om het proces te vereenvoudigen en te stroomlijnen werd de hulp van Quercis ingeroepen. Quercis heeft haar kennis ingezet om deze processen zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen.

Hoe hebben we dit aangepakt voor MF Shipping?

Quercis heeft een centrale Synergy omgeving ingericht voor het gehele bedrijf, inclusief voor het gebruik door de business units (de schepen).

• Uitdaging | De 60 schepen worden ieder gezien als business unit met een eigen administratie. Om informatie op te slaan en om processen te stroomlijnen installeerde MF Shipping Group Exact Globe en Exact Synergy. Ieder schip had een eigen server waaraan een eigen Synergy omgeving was gekoppeld. Het gevolg hiervan:
  • De bemanning kon geen centrale documenten inzien, aanpassen of uitwisselen met het hoofdkantoor in Delfzijl. Dit zijn documenten over veiligheid of certificeringen. Essentieel dus voor de bemanning om bij te kunnen.
  • De kapitein kon geen voedingsmiddelen, reserve onderdelen en tickets voor de bemanning bestellen aan boord.

Oplossing | Door gebruik te maken van één centrale Synergy omgeving hebben de bemanningsleden en kapiteins van de 60 schepen toegang tot essentiële documentatie. Vanuit het centrale systeem kan relevante informatie getoond worden aan de juiste personen. En kan het kantoorpersoneel en de bemanningsleden documenten uitwisselen en aanpassen.

Er is een koppeling gemaakt tussen het scheepsvaart programma, Exact software en de portalen.

• Uitdaging | Naast Exact Software heeft MF Shipping Group een specifiek scheepsvaart programma in gebruik. In dit programma zit het kwaliteitssysteem, het milieu management systeem en het onderhoudssysteem. Deze data was alleen nog niet gekoppeld aan Exact Globe, Exact Synergy of aan enige portalen.

Oplossing | De portalen zijn gekoppeld aan Exact software en aan het scheepvaart programma. Dit zorgt ervoor dat de informatie altijd up-to-date is.

Er is een Crew Portal en een Enterprise Portal voor MF Shipping ontwikkeld.

• Uitdaging | Online trainingen moesten ieder moment beschikbaar zijn voor de bemanning, zodat niemand onvoorbereid aan boord zou gaan, en zodat de certificering altijd in orde zou zijn. Ook wilde MF Shipping Group dat er een koppeling tussen het scheepsvaart programma en Exact software zou komen.

Oplossing | Het hoofdkantoor kan nu de juiste documenten beschikbaar maken voor de juiste medewerkers. Een bemanningslid kan zijn of haar gegevens en documenten makkelijk inzien en bewerken. Zij kunnen documenten uitwisselen en contact leggen met het kantoorpersoneel. Ook kan de bemanning trainingen volgen via de portalen.

Quercis heeft ervoor gezorgd dat alle data beschikbaar is in een online én offline omgeving.

• Uitdaging | De schepen hebben geen constante verbinding met het internet evenmin als via de satelliet. Ook werkte het kantoorpersoneel vaak vanuit andere locaties. De portalen moeten altijd toegankelijk zijn, zowel online en offline. De portalen zijn namelijk essentieel voor het goed laten lopen van alle processen op de schepen en het hoofdkantoor.

Oplossing | Quercis heeft databases lokaal geïnstalleerd, wat er voor zorgt dat de portalen altijd gebruikt kunnen worden. Zodra er weer verbinding is met het internet wordt deze data gesynchroniseerd met Exact Globe, Exact Synergy en met het scheepsvaart programma. Dit zorgt ervoor dat het hoofdkantoor en de business units inzage hebben in accurate documenten en gegevens.

Als laatste is er het Inkomend Factuurregister (IFR) Portaal geïnstalleerd.

• Uitdaging | Kosten en bestellingen moesten overal digitaal in te boeken zijn, zodat het kantoorpersoneel altijd een overzicht zou hebben van de uitgaven.

Oplossing | Via het Inkomend Factuurregister Portaal kan personeel kostenboekingen doorvoeren en bestellingen plaatsen. Deze boekingen of bestellingen worden dan goedgekeurd en voltooid in Exact Globe. De route van de boeking is op een flexibele manier voor MF Shipping Group ingericht. Dit betekent dat verschillende facturen door verschillende personen moeten worden goedgekeurd. Voor het inboeken van de facturen via de IFR Portal is er ook Scansys software geïnstalleerd. Scansys levert een software programma aan wat automatisch gescande of gefotografeerde facturen inboekt in Exact Globe.