Hoe zorg je er voor dat je klanten op tijd betalen? Structureel debiteurenbeheer (met Exact) is een belangrijk deel van de oplossing om je klanten zo snel mogelijk te laten betalen. Voor je bedrijf is het ideaal als de post debiteuren op je balans zo laag mogelijk is in vergelijking met je omzet. Het resultaat: een lage DSO (Days Sales Outstanding). Hierdoor krijg je een betere cashflow en meer geld beschikbaar om je eigen rekeningen te betalen.  Hoe zorg je er alleen voor dat je klanten op tijd betalen en je het debiteurenrisico verlaagt?

Tips om je klant op tijd te laten betalen

Op voorhand is het handig om te weten wat de gemiddelde debiteurentermijn is. In de praktijk wijkt deze af van de betaaltermijn die je met de klant afspreekt. De gemiddelde debiteurentermijn (DSO) bereken je als volgt:

Totaalbedrag debiteuren gedeeld door je omzet x 365, of
(Debiteurensaldo einde maand / Maandomzet) x dagen in de maand

Dit getal (KPI) is een goede benchmark om klanten qua betaalgedrag te beoordelen. Bij Exact is de gemiddelde debiteurentermijnen in februari 2020 vastgesteld op:

• Bouw: 26,91 dagen
• Handel: 31,43 dagen
• Accountants: 32,96 dagen
• Productie: 34,65 dagen

(Bron: Exact.com)

Praktische en eenvoudige opties

Om ervoor te zorgen dat klanten zo snel mogelijk aan hun verplichtingen voldoen kun je met een aantal eenvoudige en praktische tips al snel resultaat behalen. Hieronder vind je een aantal opties die je kunt overwegen. In aanvulling hierop is de inzet van debiteurenbeheer software natuurlijk een idee. Zeker wanneer het volume aan uitstaande facturen toeneemt.

Controleer

Je kan starten met controle via kredietbeoordelaars. Zij geven je gerichte informatie over de kredietwaardigheid en betaalmoraal van potentiële klanten. Verder kun je gegevens uit je eigen administratie gebruiken om inzicht te krijgen in het betaalgedrag van bestaande klanten. Tot slot kun je via het KVK Handelsregister onderzoeken of er sprake is van een faillissement of surseance van betaling.

Bij levering aan consumenten kun je het register van het Bureau Krediet Registratie (BKR) raadplegen. Vraag om  een ‘Eigen Inzage’ van het BKR (geldt niet voor belastingschulden).

Betalingstermijn afspreken

Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar bij bedrijven. De betalingstermijn vermeld je in je algemene voorwaarden, het contract en na levering op je factuur.

Evalueer betalingsafspraken op periodieke basis. Gebruik hiervoor de data uit je eigen systeem. Maak hernieuwde afspraken bij (grote) afwijkingen. Wees dus creatief en koppel bijvoorbeeld kortingspercentages aan het nakomen van betalingsafspraken. Houd er verder rekening mee dat debiteurenbeheer in Nederland gebonden is aan bepaalde regels.

Eigendomsvoorbehoud vermelden

Een vaak over het hoofd geziene optie is de vermelding van eigendomsvoorbehoud. Dit betekent dat je eigenaar blijft van je geleverde product, totdat de klant heeft betaald. Betaalt je klant niet, dan kun je de producten terughalen. Je vermeldt een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden.

Vooruitbetaling overwegen

Jouw risico bijna nihil als je klant vooraf betaalt. Bij zakelijke klanten zijn er geen spelregels bij vooruitbetaling. Wel kun je bijvoorbeeld een aantrekkelijke korting aanbieden als je klant vooraf betaalt.

Lever je een product aan een consument? In dit geval mag je klant maximaal 50% vooruitbetalen. Meer is wettelijk niet mogelijk.

Duidelijke factuur

Een overzichtelijke en duidelijke factuur zorgt ervoor dat een klant direct duidelijk ziet wat wanneer geleverd is. Dit is zeker van belang bij het leveren van diensten. Het voorkomt dus vragen en vertraging in het proces van je klant om tot betaling over te gaan.

Snel factureren

Verstuur je factuur zo snel mogelijk na levering van je product of dienst. Je wilt een tevreden klant, dus vlak na levering van je product of dienst kun je vragen of alles naar wens is. Een tevreden klant betaalt sneller. Houd bij welke klanten op tijd en welke klanten te laat betalen.

Klant aanmanen (debiteurenbeheer software)

Als je klant de factuur niet op tijd betaalt, neem je eerst telefonisch contact op. Helpt een telefonische aanmaning niet? Stuur dan een schriftelijke aanmaning aangetekend per post met ontvangstbevestiging. Zo ben je juridisch gedekt als je klant ontkent dat hij de aanmaning heeft ontvangen. Wijs je klant ook op de extra kosten van een incasso.

Betalingsregeling afspreken (debiteurenbeheer software)

Een optie is om je klant een betalingsregeling voor te stellen. Doe dat niet meteen, maar bekijk eerst of betalingsuitstel uitkomst biedt. Kan je klant onmogelijk in korte tijd de factuur betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze betalingsregeling op papier. De regeling vervalt weer als je klant op de afgesproken momenten betaalt.

(Bron: KvK.nl)

Welke software voor debiteurenbeheer?

Het volume aan verstuurde facturen is een belangrijke factor in het bepalen welke software te gebruiken voor debiteurenbeheer. Je kunt dus kiezen uit verschillende opties en kijken wat het beste bij jou past.

Verstuur je een paar facturen per week/maand?

Dan handel je dit proces waarschijnlijk handmatig af, al dan niet met ondersteuning van de module E-Herinnering in Exact Globe voor het versturen van herinneringen en aanmaningen. Op basis van beperkte scenario’s kun je klanten met openstaande posten herinneringen sturen. Brieven met een simpele opzet en vormgeving, die kunnen worden afgedrukt of per e-mail worden verstuurd. Echter, het registeren van afspraken en/of andere contacten is niet mogelijk.

Wil je ook contacten en afspraken bij het opvolgen registreren?

Dan zou je de inzet van Exact Synergy kunnen overwegen. Met aanvullende tooling kun je dan van iedere openstaande post een taak laten aanmaken voor opvolging. Je kunt dan ook de resultaten van je persoonlijk contact registreren en taken verschuiven in de tijd. Naast de inzet van software heeft deze optie praktisch gezien helaas ook nog andere nadelen. Het is namelijk niet mogelijk om alle relevante gegevens overzichtelijk en gebundeld voor te schotelen aan de debiteurenbeheerder(s). Je dient de benodigde informatie met heel wat muisklikken tot je te nemen.

Zoek je een voor Exact Globe op maat gesneden oplossing?

Kijk dan eens naar de Quercis Creditmanagement Portal, gebruikersvriendelijke webbased software speciaal ontwikkeld voor debiteurenbeheer. Niet alleen geschikt voor het in bulk versturen van herinneringen volgens zelf gedefinieerde scenario’s, maar ook vooral gericht op dossiervorming en het vastleggen van contacten en afspraken. Via overzichtelijke schermen beschik je over alle relevante gegevens van klant en openstaande post(-en) zodat iedere debiteurenbeheerder efficiënt zijn/haar werk kan doen.